Die Probenfläschchen werden dabei automatisch erkannt, zu den dazugehörenden Poolproben zugeordnet und gemeinsam in einer Datenbank verwaltet.

Das System besteht aus zwei Komponenten

1. Software zum Import von Molkereidaten
- Die Molkereien liefern die Daten der Milchproben in zwei unterschiedlichen Formaten (ADIS und ISO Agrinet). Sie werden entweder direkt mit den Tankwagen geliefert oder nachträglich von den Molkereien zugesandt. Die Dateien werden in die Datenbank eingelesen.

2. Software zum Erstellen/Bearbeiten/Einsehen von Poolproben
Im Milchlabor wird ein Touchscreen eingesetzt, an den ein Lesegerät für die Barcodes auf den Probenfläschchen angeschlossen ist. Mit Hilfe der für den Touchscreen optimierten Software können die Mitarbeiterinnen Poolproben anlegen, Milchproben zuordnen, Bemerkungen hinzufügen u.ä. Alle Eingaben werden sofort in der Datenbank gespeichert. Die Daten können sowohl für Erstellung von Probenberichten als auch für die Abrechnung gegenüber den Molkereien verwendet werden.